Política de privacidad

Durante el último año se aprobó la Ley de modernización de las disposiciones legislativas en materia de protección de datos personales (LQ 2021, c. 25), sancionada el 22 de septiembre de 2021. Está previsto que varias disposiciones de esta ley entren en vigor el 22 de septiembre de 2022.

Esta ley modifica no solo la Ley de acceso a los documentos públicos y la de protección de datos personales, sino también la Ley de protección de datos personales en el sector privado.

El Código Civil de Quebec establece disposiciones generales relativas a la recolección, la conservación y la protección de los datos personales. Estas disposiciones se hacen efectivas a través de dichas leyes.

El Comité paritaire de l’entretien d’édifices publics de la région de Québec (CPEEPQ) recopila, mantiene y conserva una gran cantidad de datos personales. Por lo tanto, es necesario adaptar las prácticas del CPEEP Quebec para que estas informaciones se conserven de forma adecuada y segura.

Con este espíritu, el CPEEP Quebec adopta una política sobre la protección de los datos personales que tiene en su poder. Esta política debe asegurarse del cumplimiento de la legislación vigente y velar por que los datos personales que se conservan se almacenen de forma adecuada y se eliminen cuando ya no sean necesarios.

La política que se apruebe podrá consultarse en el sitio web del CPEEP Quebec, para que todos las personas sujetas a su aplicación estén al tanto de la misma y puedan cumplirla cuando se presenten solicitudes de acceso.

Política sobre la recopilación, conservación, destrucción, acceso y protección de los datos personales en poder del CPEEP Quebec

Nominación de un encargado

Se debe nombrar a una persona encargada de estaos asuntos, y su nombre y datos de contacto deben figurar en la página web del CPEEP Quebec.

La sra. Nicole Simard, directora general, será la persona encargada hasta que sea reemplazada.

El encargado debe velar por el cumplimiento de las disposiciones legales de la ley y de la política adoptada por el CPEEP de Quebec. Debe llevar un registro actualizado de los incidentes relacionados con la confidencialidad, en caso de que se produzcan, y de notificar a la Comisión de Acceso a la Información cualquier incidente de este tipo.

Se encarga de guardar los distintos consentimientos, en particular para permitir el acceso a los datos personales que tiene en su poder el CPEEP Quebec. Se cerciora de que ninguna persona no autorizada tenga acceso a los datos personales que tiene en su poder del CPEEP Quebec. Se cerciora de que se destruyan los datos personales o los documentos que los contengan cuando ya no sean necesarios. Recibe y tramita las solicitudes de acceso y modificación de los datos personales.

Recopilación de los datos personales

Cualquier persona que dirija una empresa y que, por un interés válido y legítimo, recopile datos personales de terceros debe determinar cuáles son los fines de dicha recopilación.

La persona que recopila datos personales de terceros solo debe recopilar la información necesaria para los fines que hayan sido determinados antes de la recopilación.

La Ley sobre los decretos de convenios colectivos, el Decreto sobre el personal de mantenimiento de edificios públicos de la región de Quebec y los distintos reglamentos aprobados por el CPEEP Quebec establecen que varios tipos de información y datos personales se deben facilitar al CPEEP Quebec, para que pueda llevar a cabo la supervisión y el cumplimiento del decreto y de los distintos reglamentos.

El CPEEP de Quebec también debe disponer de todas las informaciones personales necesarias para comunicarse de forma fácil y rápida con todos los contribuyentes. La recolección de datos e información personal se clasifica en las siguientes categorías:

A. Para los miembros de la Junta Directiva

• El nombre y apellido, la edad, la dirección personal, la dirección profesional y las direcciones de correo electrónico;
• Número de la Seguridad Social;
• Datos bancarios, para depósito directo;
• Los números de teléfono que permiten contactar con estas personas, ya sean personales, de la empresa o móviles.

B. Para el personal de CPEEP Quebec

• El nombre y apellido, la fecha de nacimiento, la dirección particular (de residencia) y la dirección de correo electrónico personal;
• Número de la Seguridad Social;
• Datos bancarios, para depósito directo;
• Los números de teléfono fijo y móvil.

C. Los prestadores de servicios, en el caso de que se trate de personas físicas

• Se debe recopilar la misma información que la indicada para los miembros del CPEEPQ, con la salvedad de que, además, se debe facilitar la dirección de correo electrónico profesional.

D. Para los contribuyentes

Para los empleadores : i) Persona jurídica

• Nombre de la persona jurídica;
• Información contenida en el Registro Mercantil de Quebec;
• La dirección de la sede social de la empresa y las de todos sus locales en los que opera;
• Direcciones de correo electrónico;
• Números de teléfono;
• El nombre, apellido y el cargo de la persona con la que hay que ponerse en contacto para obtener la información;
• ii) Persona física
• El nombre, apellido y la fecha de nacimiento de la persona;
• La dirección personal y la del lugar de trabajo;
• Número de la Seguridad Social;
• Direcciones de correo electrónico;
• Números de teléfono: personal, de trabajo y móvil;
• iii) Asalariados
• El nombre, apellido y la fecha de nacimiento de la persona;
• Dirección personal;
• Número de la Seguridad Social;
• Direcciones de correo electrónico;
• Números de teléfono: fijo y móvil;
• Monto del salario abonado;
• Fecha de inicio del empleo con el empleador;

Todas las personas deben cerciorarse de que la información y los datos personales que conserva el CPEEP Quebec estén actualizados.

Archivo, consulta y confidencialidad

La información facilitada y los datos personales son confidenciales. Toda la información y los documentos, como los informes entregados por los empleadores.

Todo el material impreso se guarda en un lugar al que solo tiene acceso la persona responsable. Solo los empleados del CPEEP Quebec pueden acceder a la información y los documentos digitalizados cuando lo requieran para desempeñar sus funciones, y su acceso se limita a los datos y la información personal que necesitan para desempeñar dichas funciones.

Se lleva a cabo un control aleatorio de los accesos a los datos personales para cerciorarse del cumplimiento de las normas de protección de datos; no obstante, todos los empleados son sometidos al menos a una verificación semestral de sus accesos.

Ninguna otra persona que no sea la persona afectada por los datos personales tiene acceso a dicha información, salvo que la afectada haya dado su consentimiento para que la información esté disponible, o que la ley prevea que una persona pueda acceder a ella sin que medie tal consentimiento.

El consentimiento debe ser libre, voluntario, informado y limitado, y el encargado debe conservar constancia de ello en un registro adecuado, así como conservar en un registro adecuado constancia de la transmisión a cualquier persona autorizada por la ley a obtener datos personales, salvo los accesos realizados por los empleados del CPEEP Quebec en el ejercicio de sus funciones.

Destrucción

Se deberá destruir cualquier documento, información o dato personal tan pronto como deje de ser necesario para cualquier fin previsto en las disposiciones legislativas y reglamentarias que aplica el CPEEP Quebec.

La información debe destruirse dentro de los siguientes plazos:

i) Miembros de la Junta Directiva: a los 7 años tras la finalización de su mandato;
ii) Empleados del CPEEP: a los 7 años tras la finalización de la relación laboral;
iii) Contribuyentes : la más distante de las siguientes fechas:

− Diez (10) años después de una mención en un informe mensual, o tras la finalización de procedimientos o reclamaciones

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Si el CPEEPQ tiene conocimiento del fallecimiento de una persona y la información aún no ha sido destruida, deberá hacerlo de inmediato.

Quejas

Cualquier persona tiene derecho a acceder a sus datos personales. Cualquier persona que desee modificar sus datos personales o que no pueda acceder a ellos puede enviar una solicitud a la persona encargada utilizando el formulario que se encuentra en el sitio web.

La persona encargada deberá comunicar su decisión a más tardar veinte (20) días hábiles después de haber recibido dicha solicitud.

Si el solicitante no está satisfecho, puede dirigirse, de conformidad con la ley, a la Comisión de Acceso a la Información (CAI).

Además, cualquier persona que tenga conocimiento de que alguien ha tenido acceso a sus datos personales sin su consentimiento puede presentar una reclamación. La persona encargada de acceso se ocupará de tramitar esta reclamación y de dictar la resolución correspondiente.

Al presentar la solicitud, el solicitante deberá demostrar, a satisfacción de la persona encargada, que es efectivamente la persona a la que se refieren los datos personales que desea obtener.

Formularios (solo en francés)

• Datos del solicitante
• Apellidos y nombre/s
• Dirección del empleador
• Dirección personal
• Año de nacimiento
• Número de expediente en el CPEEP (si se conoce)
• Número de teléfono
• Para solicitar el acceso: datos a los que se desea tener acceso
• Para solicitar una modificación: datos que figuran actualmente en los registros y la modificación solicitada
• Firma